F.A.Q. relative alla fatturazione elettronica con Technics.
Manuali per la gestione della fatturazione elettronica in Technics:
È necessario leggere tutti i manuali (3 di technics + 1 di D-Documents in caso di utilizzo della piattaforma) prima di procedere.
I manuali sono in continuo aggiornamento, quindi consigliamo di non stamparli o scaricarli e di consultarli sempre dal nostro sito per essere sempre aggiornati sugli ultimi sviluppi.
ULTIMO AGG. 11/04/2019
ULTIMO AGG. 21/01/2022
ULTIMO AGG. 11/04/2019
SEZIONE GESTIONALE – TECHNICS:
Dove posso inserire PEC o codice destinatario in Technics?
In anagrafica clienti è possibile inserire:
- Nella tabulatura ‘Dati generali’ inserire l’indirizzo PEC nel campo ‘Email PEC’
- Nella tabulatura ‘Contabilità’ inserire il codice destinatario nel campo ‘Codice destinatario FE’
Come si emette una fattura per un privato cittadino?
Per emettere una fattura per un privato cittadino è necessario impostare il flag ‘Privato’ e compilare il campo ‘Codice Fiscale’ in anagrafica del cliente.
Come posso verificare la corretta compilazione dei dati anagrafici dei clienti?
Dalla sezione ‘Invia fatture elettroniche -> Lista controllo clienti’ è possibile accedere ad una griglia di controllo delle anagrafiche clienti, in particolare per i campi ‘PEC, codice destinatario, privato, provenienza, provincia e nazione’.
Come si emette una fattura per un cliente estero?
Nel programma di fatturazione elettronica è possibile parametrizzare le fatture da esportare (solo italiane o anche europee) nella sezione ‘Base -> Parametri fatture’ selezionando le tipologie di documenti da inviare. È necessario compilare il campo ‘Provenienza’ in anagrafica cliente, altrimenti le fatture non verranno visualizzate nella lista di fatture da inviare, e controllare la nazione.
Il programma di fatturazione elettronica mi indica che ci sono elementi da sistemare. Cosa devo fare?
Gli elementi riportati nel report di errori sono elementi che devono essere compilati in quanto sono parametri bloccanti nella generazione del file xml delle fatture. Consigliamo di provvedere alla compilazione e alla correzione di tali errori in modo da arrivare a regime il 1° Gennaio 2019.
Devo modificare le aliquote IVA, le condizioni di pagamento, le banche e le nazioni restituite nel report di errori. Come posso procedere?
Per procedere alla correzione di questi errori bisogna accedere alle tabelle relative nella schermata ‘Tabelle clienti e fornitori’ dal menu ‘Base’.
Il report di errori indica codici Iso non corretti per le nazioni. Come posso procedere?
Le sigle delle nazioni devono essere conformi allo standard ISO 3166-1 alpha-2 code: 2 caratteri.
Al link https://it.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-1_alpha-2 trovate i codici nazioni validi consentiti, con cui correggere il campo ‘CodiceIso’ nell’anagrafica della nazione.
Il sistema tramite cui invio il file xml generato con Technics viene scartato con errore di non conformità. Cosa succede?
Controllare il nome del file xml generato. Se avete generato il file con la funzione ‘Genera file xml di prova’ non risulterà conforme con la nomenclatura accettata dall’agenzia delle entrate in quanto è una fattura di prova.
Le fatture da inviare devono essere generate con le funzioni definitive ‘2 – Genera ed invia fatture’ o ‘1 – Genera file xml fatture’.
Devo re-inviare una fattura già inviata/esportata. Come posso procedere?
Per re-inviare una fattura già esportata/inviata è necessario sbloccarla tramite dalla schermata di fatture già inviate dalla sezione ‘Attività’. Dopo di che la fattura non sarà più visibile all’interno della lista di fatture già inviate ma la si potrà trovare nella lista di fatture da inviare.
Non riesco a visualizzare l’anteprima della fattura ricevuta con il programma di fatturazione elettronica. Come posso visualizzarla?
Alcuni file xml ricevuti possono non essere conformi allo standard. Questo ne impedisce la corretta visualizzazione nell’anteprima tramite il programma di fatturazione elettronica.
L’agenzia delle entrate mette a disposizione uno strumento per visualizzare i file sul sito
https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/strumenti.htm nella sezione ‘Visualizzare file dell’SdI’.
Technics scorporerà comunque la fattura mostrandone il contenuto in griglie a video nella stessa schermata.
Se vi affidate a DDocuments potete inoltre reperire una copia in pdf della fattura nella cartella delle fatture ricevute o accedendo al portale.
Come posso generare una fattura per la Pubblica Amministrazione?
La generazione delle fatture elettroniche per la pubblica amministrazione si può effettuare da Technics nella schermata della fattura cliccando in basso a destra su 'Stampe --> Genera fattura elettronica PA'. Si aprirà un schermata in cui occorre compilare il CIG.
Occorre compilare in anagrafica clienti il campo 'Codice ufficio PA' nella scheda contabilità prima di procedere con l'esportazione della fattura.
Se si utilizza Ddocuments è possibile importare la fattura generata in formato in xml, seguendo le indicazioni riportate nel manuale del portale. Per caricare una fattura clienti bisogna entrare con le credenziali di trasmissione reperibili in Base -> Parametri fatture nella scheda ddocuments sezione Trasferimento/TX.
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INVIO FATTURE:
Quali sono le fatture che si possono inviare o esportare?
Technics permette l'esportazione e/o l'invio delle fatture per i clienti con provenienza italiana o europea. Si può configurare questo parametro nella sezione Base -> Parametri fatture.
Come posso visualizzare il motivo per il quale l'Agenzia ha scartato il file?
L’agenzia delle entrate mette a disposizione uno strumento per visualizzare i file sul sito
https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/strumenti.htm nella sezione ‘Controllare la fattura PA’.
RICEZIONE FATTURE:
Quando sarà disponibile la ricezione delle fatture in Technics?
La ricezione delle fatture in Technics sarà disponibile da lunedì 14 Gennaio 2019.
SEZIONE NORMATIVA – AGENZIA DELLE ENTRATE:
Tutte le informazioni di questa sezione derivano dal sito dell’agenzia delle entrate
Il cliente è un soggetto straniero.
Nel caso di operazioni di cessioni di beni e di prestazioni di servizi effettuati verso soggetti non residenti, non stabiliti e non identificati nel territorio dello Stato, è possibile evitare la comunicazione dei dati delle fatture trasmettendo al SdI le fatture elettroniche ed inserendo il codice convenzionale “XXXXXXX”.
Cliente soggetto Iva non ha comunicato l’indirizzo telematico
Nel caso in cui l’acquirente non abbia comunicato né il codice destinatario né l’indirizzo PEC, il soggetto trasmittente (cioè il fornitore oppure un terzo) inserirà il solo codice convenzionale “0000000”, ed il SdI renderà disponibile la fattura elettronica all’acquirente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Cos’è il cassetto fiscale
Il Cassetto fiscale è il servizio che consente la consultazione delle proprie informazioni fiscali, accessibile dal sito dell’agenzia delle entrate tramite il portale Fatture e corrispettivi.
Perché devo registrarmi al sito dell’Agenzia delle Entrate per accedere al cassetto fiscale?
Registrare il proprio codice destinatario sul cassetto fiscale consente di evitare di perdere fatture ricevute. Nel caso in cui ci siano dei malfunzionamenti e problematiche nel recapito della fattura attraverso le modalità scelte, il Sistema di interscambio metterà la fattura nel cassetto fiscale.
Nel caso riceva una fattura per merce mai acquistata, cosa devo fare?
L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica non ha introdotto disposizioni riguardanti il "rifiuto" di una fattura. Pertanto il cessionario che riceva una fattura per una partita di merce mai ricevuta potrà rifiutarla o contestarla comunicando direttamente con il cedente (es. via email, telefono ecc.): non è possibile veicolare alcun tipo di comunicazione di rifiuto o contestazione attraverso il canale del SdI.
Come dobbiamo trattare le fatture di acquisto datate 2018 ma ricevute nel 2019, non in formato elettronico, ma cartacee oppure via e-mail?
L’obbligo di fatturazione elettronica scatta per le fatture emesse a partire dal 1° gennaio 2019. Pertanto, il momento da cui decorre l’obbligo è legato all’effettiva emissione della fattura. Se la fattura è stata emessa e trasmessa nel 2018 in modalità cartacea ed è stata ricevuta dal cessionario/committente nel 2019, la stessa non sarà soggetta all’obbligo della fatturazione elettronica. Se il contribuente dovesse emettere una nota di variazione nel 2019 di una fattura ricevuta nel 2018, la nota di variazione dovrà essere emessa in via elettronica.
È obbligatoria la registrazione del protocollo IVA per le fatture ricevute?
Con l’ultima revisione è stato eliminato l’obbligo di numerazione delle fatture ricevute.
SEZIONE DOCUMENTALE – DDOCUMENTS:
Come si usa il portale di Ddocuments?
Al link http://www.d-documents.it/programma-invio-fatture-elettroniche/ potete trovare una demo sull’utilizzo del portale.
Qual è l’indirizzo per accedere al portale di DDocuments?
Il link per il portale è il seguente: https://webapp.d-documents.it/login.html
Quali sono le mie credenziali per accedere al portale?
Le credenziali per accedere al portale di Ddocuments le potete trovare accedendo al programma di fatturazione elettronica nella sezione ‘Base -> Parametri fatture’. Nella scheda ‘Ddocuments’ nel gruppo ‘Sito’ potete trovare le vostre credenziali.
Caso di invio al destinatario con notifica RC (Ricevuta consegna)
La fattura è compilata correttamente, il SdI legge la fattura, la esamina e in automatico la fa consegnare al Destinatario. La tempistica indicata dall’Agenzia delle Entrate per questo processo è indicato come “Entro 5 giorni”. Sul portale D-documents, nella sezione archivio, cliccando sulla e-fattura inviata, comparirà una seconda riga con la notifica di avvenuta consegna al destinatario.
La fattura, oltre a essere considerata emessa, è considerata ricevuta a tutti gli effetti di legge.
Caso di invio al destinatario con notifica NS (Ricevuta di Scarto)
La fattura NON è compilata correttamente.
Il Sistema di Interscambio rifiuta l’e-fattura che, quindi, non supera i controlli dell’Agenzia delle Entrate. Il mittente riceverà la notifica di scarto, la fattura è considerata a tutti gli effetti non emessa.
Si può correggerla direttamente dal gestionale o dal compilatore di fatture e poi re-inviarla.
La circolare N. 13/E del 2 Luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate afferma che la fattura elettronica, relativa al file scartato dal SdI, vada preferibilmente emessa con la data ed il numero del documento originario entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto.
Caso di invio al destinatario con notifica MC Ricevuta di impossibilità di recapito
La fattura è compilata correttamente, il SdI legge la fattura, la esamina e in automatico la fa consegnare al Destinatario.
La tempistica indicata dall’Agenzia delle Entrate per questo processo è indicato come “Entro 5 giorni”. Il destinatario non riceve la fattura e il mittente riceverà una notifica MC (Mancata Consegna).
La fattura è considerata comunque emessa per l’agenzia delle entrate.
È onere di chi emette la fattura far prevenire una copia esatta in ogni sua parte al cessionario/committente di quella in memoria al SdI.
DDocuments è progettato, in caso di notifica di mancata consegna, di inviare in automatico a un secondo indirizzo e-mail la copia in formato XML o PDF. Alla fine dell’invio all’indirizzo e-mail della copia, la procedura termina, la fattura è considerata emessa a tutti gli effetti.
I documenti portati in conservazione hanno validità legale?
Si, hanno la stessa validata legale di un documento cartaceo e possono essere opponibili a terzi anche in sede giuridica.
In che formato e per quanto tempo sono conservati i documenti?
I documenti vengono mantenuti per 10 anni online, terminati i quali (salva diversa indicazione da parte del cliente), i documenti vengono rimossi dalla piattaforma (vengono scaricati dalla piattaforma online e salvati su supporti esterni che possono essere consegnati al cliente).
Una volta che i documenti da conservare vengono caricati sulla piattaforma, posso modificarli o sostitutivi?
Le fatture possono essere modificate o sostitutive fino alla creazione del Pacchetto di Conservazione e prima che vengano apposti marca temporale e firma digitale dal responsabile della conservazione.
Come devo comportarmi in caso di verifiche fiscali?
L’utente può accedere alla piattaforma e scaricare i documenti necessari al verificatore in formato ISO. E’ anche possibile aprire un accesso temporaneo e limitato che permetterà a quest’ultimo di ricercare e visualizzare i documenti ed i Pacchetti di Archiviazione oggetto della verifica.
È disponibile una reportistica inerenti ai flussi inviati a D-documents?
Si, quotidianamente vengono inviati dei report al cliente contenente tutte le informazioni sui flussi trattati.
È possibile caricare una fattura non creata con Technics sul portale D-documents?
Nel portale di D-documents è presente un’area in cui è possibile creare una fattura direttamente sul sito in maniera guidata, importare un file xml e validare una fattura.
Per caricare una fattura clienti bisogna entrare con le credenziali di trasmissione reperibili in Base -> Parametri fatture nella scheda ddocuments sezione Trasferimento/TX.
È possibile visualizzare a video o stampare un documento dal portale?
Selezionando la fattura e cliccando sui dettagli a destra, si aprirà un pannello di dettaglio con una sezione anteprima verrà mostrata a video la fattura.
Cliccando su "Anteprima" nella sezione "Dati" dei dettagli è possibile scaricare la fattura in pdf.
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